7.3 Kontrolle der Wirksamkeit

Die Kontrolle der Zielerreichung auf jährlicher Basis erfolgt im Rahmen der Management-Review (auch Managementbewertung) (siehe dazu 7.3.3), in der auch alle anderen Unternehmensziele der jeweiligen Ebene überprüft werden.
In  Abschnitt 3 wurde auf die Bedeutung von Projektauftrag und klaren Zielsetzungen auch und gerade bei internen Veränderungsprojekten hingewiesen. Wie dort ebenfalls ausführlicher besprochen, leiten sich aus den erarbeiteten Werten des Unternehmens die strategischen und operativen Ziele ab, die mit dem Projekt verfolgt werden. Um diese Ziele zu erreichen, werden verschiedenste Maßnahmen gesetzt. Ob diese Maßnahmen aber letztendlich dazu führen bzw. geführt haben, die gesetzten Ziele zu erreichen, gilt es zu überprüfen.

7.3.1 Die Bedeutung einer korrekten Zielformulierung

Ein Projekt wie „Einführung eines Code of Conduct“ zum Thema Gleichbehandlung gipfelt in einem Bündel von operativen Zielen, die wiederum mit einer oder mehreren Maßnahmen verknüpft sind. In  Abschnitt 6 wird genau beschrieben, wie Ziele und Maßnahmen zu formulieren sind. Während es vielleicht in vielen Fällen noch möglich ist, für ein gesetztes Ziel Maßnahmen zu treffen, obwohl dieses unscharf formuliert ist, so ist es für eine Kontrolle der Zielerreichung nicht mehr möglich.

Ein Beispiel:

Ziel: „Wir wollen den Anteil an migrantischen Führungskräften deutlich erhöhen“ ist nicht kontrollierbar, da folgende Punkte unscharf formuliert oder nicht definiert sind:

1. Wann soll das überprüft werden? – es fehlt der Zeitbezug
2. Was ist „deutlich“? – das Ziel ist nicht messbar
3. Wer ist eine Führungskraft – das Ziel ist unscharf formuliert

Eine korrekte Formulierung könnte lauten:
„Wir wollen den Anteil an migrantischen Führungskräften der 2. Führungsebene lt. Organigramm bis zum 1.1.2008 um 50% (Stichtag 1.1.2005) erhöhen.“
In diesem Fall ist klar:

1. wann geprüft wird – am 1.1.2008
2. um wie viel erhöht werden soll – um 50% gegenüber dem 1.1.2005
3. wer mit Führungskraft gemeint ist – die 2. Führungsebene lt. Organigramm

7.3.2 Die Definition von Zwischenzielen

Um eine Maßnahme zu definieren, ist es nötig zu beschreiben (  siehe Abschnitt 5.4.):

• Wer macht was?
• Bis wann und evtl. wie?

Selbst wenn eine Maßnahme bis zu dem definierten Zeitpunkt („bis wann“) zielgerecht und vollständig umgesetzt wurde oder ein bestimmter Prozess ab einem Stichtag in Kraft gesetzt wurde, so kann es oft sehr lange dauern, bis Maßnahmen wirksam werden. Bei anderen Projekten wiederum, wie oft im Wissensmanagement, wird der Erfolg kurzfristig sichtbar. Die eventuelle Verzögerung (time-lag) gilt es abzuschätzen, da jede Kontrollmaßnahme vor diesem Zeitraum zu falschen Ergebnissen führt.
Bei Veränderungsprozessen, die einen längeren Zeithorizont haben, lässt sich daher die Wirksamkeit von Maßnahmen zur Erreichung eines Jahre entfernten Zieles, erst nach eben dieser langen Zeit definieren. Für diese Prozesse ist es unerlässlich, Zwischenziele zu definieren, um zu wissen, „ob man am richtigen Weg ist“.

7.3.3 Management-Review

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess basiert auf dem PDCA-Regelkreis (Plan-Do-Check-Act). Es wird geplant, umgesetzt, kontrolliert und auf die Kontrollergebnisse reagiert. In der Regel wird einmal jährlich die Erreichung der (Jahres)Ziele durch das Management kontrolliert. Verantwortlich ist die jeweils höchste Managementebene der von dem Prozess oder Projekt betroffenen Unternehmensteile.

1. Wurden die Jahresziele erreicht und sind diese Ziele Zwischenziele, wird der eingeschlagene Weg fortgesetzt.
2. Wurden die Jahresziele erreicht, die zugleich Endziele sind, können im Sinne einer andauernden Verbesserung neue Ziele gesetzt werden, oder man gibt sich vorerst mit dem Ergebnis zufrieden und es werden andere Prioritäten gesetzt. Auch in diesem Falle empfiehlt sich jedoch die jährliche Überprüfung des „Standards“.
3. Wurden die Jahresziele nicht erreicht, muss analysiert werden:

• Welche Maßnahmen haben aus welchen Gründen nicht den erwünschten Erfolg gebracht? Danach werden alternative Maßnahmen eingesetzt, deren Wirksamkeit allerdings dann häufiger überprüft werden sollte. Es empfiehlt sich in diesem Falle, die Kriterien zur Zielerreichung und die Zielformulierung zu überprüfen.
• Eine weitere Möglichkeit ist, dass das Ziel nicht realistisch war, dies lässt sich durch eine neue Zielformulierung korrigieren.
• War das Ziel sorgfältig formuliert und auch realistisch, zeigt die Erfahrung, dass es oftmals nicht ausreichend kommuniziert oder abgestimmt war. In diesem Fall ist auf der Informations-/Kommunikationsebene anzusetzen.

Weitere hilfreiche Dokumente und Informationen finden Sie in der elektronischen Anlage (CD-Rom) und auf der Homepage http://www.gleiche-chancen.at
Ebenso können Sie die am Handbuch beteiligten Partnerorganisationen kontaktieren.